3分間話し方教室

【お悩み】「で?何が言いたい訳?」と言われてしまう話し方

<<問題>>

「上司や同僚に報告、仕事の状況を伝える際にうまく話せない」
というお悩みを持っている方、多いですよね。
と、いうことで、今回は 『報告』 についての問題です。

ショップ店員のミヨさん。
接客の仕事が心から好きで、
できることなら、一生続けたいと思っています。

しかし、ミヨさんには、仕事をする上で、
最大且つ、避けて通れないストレスがあります。

それは・・・

 ― 報告がヘタ―  ・・・・

店長に報告する度に、
「で?何がいいたいわけ??」と言われてしまいます。
どうやらミヨさんの報告は意図が伝わりにくいようです。
では、「意図が伝わらない原因」「わかりにくい原因」 として正しいものはどれでしょう??

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(1).起こったことを時系列で話をしている。

(2).話している内容の中に指示語が多い。

(3).話しているセリフの一文が短い。

(4).「さて!この取り置き商品は、誰のでしょ〜かっ?」 とクイズ形式で話している。

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今回はうまく報告が出来ない原因についての問題です。
解答編をお送りする前に、実際にミヨさんがどのように
報告をしているのか、をお伝えします。

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店長、今日午前中に来たお客様が、あそこのディスプレイのものと 同じ商品をお買い上げになったんですけど、 「取り置きして欲しい」って言われて、 15時に取りにくるはずだったんですが、結局来なくて、 16時前に電話が掛かってきて、あの子が電話には出たんですが、 18時くらいには来店してくださるらしいので、 あそこの棚に、それ、置いておきましたんで、 これには「15時、佐藤さま」って書いてはあるんですが、 18時になりそうなんで、お願いします。 あ、私これから休憩いただくんで。 ========================================

ん〜〜、読むのが嫌になるくらいわかりにくいですねぇ(笑)
さて、分かりにくい原として、どんなことが挙げられるでしょうか?

「意図が伝わりにくくなる原因」「わかりにくくなる原因」 について検証していきましょう。


まず
(1).起こったことを時系列で話をしている。 これは正解!

時系列で話をすると報告はわかりにくくなります。
そもそも人間の記憶はあいまいなもので、 一度にたくさんの情報を注ぎ込まれても憶えられません。
そこで、大事なことは、「一番伝えたいこと=結論」を最初に伝えるのです。
具体的にはこんな感じ。

↓ ↓ ↓
「店長、15時ご来店予定だった佐藤さまの取り置き商品についてご報告してもよろしいでしょうか?私これから休憩をいただくことになっているので」

こうすれば、店長さんは 「取り置き商品についての話なんだな」
と頭の中を整理した状態で、次に続くミヨさんのことばを待っていてくれます。

逆に、話の着地点が分からない状態で、次々に情報が入ってくると、
「取り置き商品?15時に来る?16時にくる?え?18時?・・っていうかそもそも何なの!?」
とこんがらかってきます。これでは伝わるものも、伝わらないですよね。

だからこそ、報告をする際は時系列ですべてを話すのではなく、
最も伝えたいことを、最初に伝えましょう!

※伝えるときだけではなく、質問されたことに答えるときも同様です。
一番最初に言うべきことは「相手が聞きたいこと=結論」 この部分を答えるようにしましょう!


   

 

(2).話している内容の中に指示語が多い。 これも正解!
指示語が多いと報告はわかりにくくなります。

たとえば、「あそこのディスプレイのものと同じ商品」と言っても、
そのマネキンが着ているシャツなのか?
スカートなのか?靴なのか?アクセサリーなのか?分かりませんよね。

もしここで伝達ミスがあったら大変なことになります!
お客様が家に帰ってワクワクしながら 袋を開けると買ってない物が出てきたら・・・
クレーム必至・・・(汗)

実は僕も学生時代販売のバイトをしたことがあるんですが、
レジ係りの人と、包装係りの人の連携がうまくいかずに 何度も失敗したことがあります。

「これがこっちのお客様ので、あれがあっちのお客様のだよね?」
『え?これがあっちのお客様ので、あれがこっちのお客様のだよ?」
「うっそー!!あっちの商品をあっちのお客様に渡しちゃった!」

と言ってはお店の周りを
「お客様〜!お客様〜〜!!」と言ってダッシュしながら探したことを思い出します(恥)
対面なら指示語をつかっても伝わることもありますが、電話だと最悪です。

しかし日頃から気をつけていないと、 電話でもついつい指示語ばかりで話してしまうんですよね。
みなさんも注意してみてくださいグッド!


(3).話しているセリフの一文が短い。これは不正解!
「一文は短い方がわかりやすい」のです。どういうことか、解説します。
そもそも日本語というのは、「〜〜〜〜〜。」の 「。」まで言わないと、話(結論)が見えません。

たとえば、
「雨が降り・・・・」
「・・・ました。」 かもしれませんし、
「・・・ます。」 かもしれませんし、
「・・・そうで降らなかった。」 かもしれません。

冒頭で挙げたように、ミヨさんの報告は
「、」で区切って話を続けているので、大変わかりにくい(-人-)
そりゃぁ、店長さんも「で?何が言いたいわけ??」 と、途中で話を遮りたくなりますよね。。。

ただし!
あくまでも「一文を短くする」のであって、
「話を短くしろ!」「話を端折れ!」と言っているわけでは ありませんので、ご注意下さい。


そして最後の選択肢
(4).「さて!この取り置き商品は、誰のでしょ〜かっ?」とクイズ形式で話している。

もしこれに対して店長さんが 「そうだなぁ・・・田中さんかな〜?小林さんかな〜? もしかして勅使河原さんかな〜?・・ってゴルァ〜(`◇´)ノ」

とノリツッコミしてくれたら、楽しそうなお店ですね(笑)
ということで、これは原因ではありませんので、不正解です。

ちょっとだけ「話し方」を心がけるだけで、報告は分かりやすくなります。
ぜひ今回お伝えした話し方を頭の片隅に入れておいてください!

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※記事の内容は、コミュトレでお伝えしているノウハウのほんの一部です。
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